Ett datorstött konferenssystem, i sin enklaste utformning, kan ses som ett system för elektronisk post med ett antal öppna brevlådor åtkomliga för alla. En brevlåda för varje konferens/möte/aktivitet/ämne. Ett möte i ett konferenssystem kan användas för att efterlikna en klassrumssituation vid distansundervisning. Ett inlägg i en konferens, som kan läsas och kommenteras av övriga deltagare kan jämföras med ett yttrande i lektionssalen.
Konferenssystem kan användas som komplement i en distanskurs, som bedrivs via till exempel video, i form av en elektronisk anslagstavla där eleverna kan diskutera med varandra och läraren. Det är även möjligt att ge fullständiga kurser i ett konferenssystem. För att göra konferenssystemet mera lämpligt kan man komplettera programvaran med speciella funktioner. Speciellt torde funktioner som underlättar administration och kontroll av obligatoriska kursmoment vara värdefulla.
I denna studie redovisas erfarenheter från deltagande i undervisning i två olika system. Först ett system med specialfunktioner det Virtuella Klassrummet (Virtual Classroom(TM) (VC)[1]), utvecklat vid New Jersey Institute of Technology (NJIT) och installerat i konferenssystemet EIES 2. Sedan ett konferenssystem utan specialfunktioner, (FirstClass(TM) (FC)[2]). Undersökningen är gjord med syfte att identifiera funktioner som kan underlätta användandet av konferenssystem i distansundervisning. Faktainsamlandet har genomförts som en sidoaktivitet till ett aktivt deltagande i kurser inom de båda nämnda systemen. Av naturliga skäl blir då huvudperspektivet elevens. Perspektivet påverkas också i viss mån av denne elevs tidigare erfarenheter.
De specialfunktioner som redovisas kan förmodligen även i vissa fall vara intressanta i ett generellt konferenssystem och i andra sammanhang. Till exempel aktivitetstyper som sekvens, reservering och fråga-svar, borde vara användbara i system där man arbetar med arbetsrutiner (workflows).
Därefter följer en redovisning av funktioner, som bedöms vara användbara i ett undervisningssystem. Redovisningen är uppdelad på tre huvudavsnitt: användargränssnitt, funktioner i konferenssystemen samt specialfunktioner. Gränsen mellan dessa avsnitt är flytande. Om man ser VC som mängden specialfunktioner kommer undervisningssystemets kvalitet variera beroende på vilket konferenssystem man implementerar VC i.
De flesta funktionerna är observerade i de båda använda systemen (VC och FC), vissa är hämtade från litteraturen. Dessutom finns några tänkbara funktioner, som skulle kunna vara nyttiga i undervisningssammanhang men som inte verkar finnas i de studerade systemen.
lärare elev klass
* Administration av * Följa en kurs * Följa en kurs
kurser (eller flera)
* Överblick över * Överblick över * Kunna se andras
pågående, kommande status på inlägg i olika ämnen
och avslutade kurser obligatoriska
aktiviteter
* Lägga upp kurser * Utföra kursmoment * Forum för allmän
med olika typer av diskussion
aktiviteter
* Se vem som har * Möjlighet till * Forum för
svarat och inte enskild disk. med diskussion om
svarat lärare/ annan elev handhav. frågor
* Möjlighet att * Möjlighet till
styra elevers insyn grupparbete
i varandras svar
* Möjlighet att ge * Möjlighet till
tentamen anonyma inlägg
En vanlig metod för att underlätta igångsättandet är att låta systemet visa ett bildspel som visar gången i arbetet. Sedan kan användaren lotsas till olika funktioner med hjälp av till exempel menyer, fasta sekvenser av bilder eller så kallade agenter.
En bra hjälpfunktion utmärks av att den är lättåtkomlig och väl avgränsad. När man pekar på ett begrepp man vill ha förklarat bör hjälptexten vara så nära det aktuella ämnesområdet som möjligt. Mer generell eller fördjupad information bör kunna begäras fram om så önskas.
Efter att ha konstaterat vikten av en bra start återstår att konstatera att för att systemet skall upplevas som användarvänligt på sikt gäller att det, oavsett gränssnitt, är lättanvänt för den vane användaren, vilket innebär att systemet fyller sin uppgift snabbt och effektivt. Den som behärskar systemet upplever ofta nybörjarhjälpmedlen som störande, så de bör kunna slås av.
Skillnaden mellan de två typerna är inte så stor, särskilt när man fått vana vid att använda systemet. Friheten i fönstersystemet kräver en viss disciplin annars blir det lätt rörigt, ungefär som på ett vanligt skrivbord. Det går fort att byta fönster och man kan välja hur de skall visas, sida vid sida, överlappande med mera. Även i det terminalbaserade systemet går det relativt fort att byta möte. Dock är systemet något mera styrande genom att det ställer högre krav på att man gör saker i en viss ordning. VC är konstruerat så att användaren lotsas till konferenser med olästa inlägg.
Överblicken i FC åstadkoms genom att varje konferens representeras av en `mapp-ikon'. Konferensen kan delas in i ämnesområden med nya mappar och mappar i mappar i en hierarkisk ordning. En flagga invid mappen symboliserar olästa inlägg. I VC möts användaren av en lista på de konferenser han är registrerad i, samt hur många väntande brev det finns i respektive möte.
Ett system som anpassas för olika miljöer bör utformas så att det följer standard i respektive miljö. FC:s Mac-utseende kan förefalla pittoreskt i Windows-miljö men kan upplevas som störande av vissa användare.
FC signalerar olästa meddelanden med en flagga invid meddelandet och även vid mappen. Personligt adresserade meddelanden hamnar i FC-användarens mailbox.
VC har en särskild konferens (Notifications), som man hamnar i först om man låter systemet lotsa. Där hänvisas till alla händelser som berör den aktuella användaren, personliga brev, om någon har läst eller kommenterat inlägg och även olika typer av allmän information, som bedöms vara av intresse för deltagarna.
Troligtvis finns det en funktion i EIES som tillåter en användare med viss behörighet att sätta parametern `aviseras i Notification' på ett inlägg. Notifications ger användaren en snabb överblick, särskilt om hon deltar i flera möten. Från Notifications kan sedan användaren välja det mest intressanta eller låta sig lotsas av systemet
FC tar bort flaggan och låter inlägget ligga kvar.
I VC flyttas lästa inlägg till en särskild avdelning inom konferensen, som nås med kommandot `Accepted'.
VC:s modell kan vara bra om det är väldigt många inlägg. Å andra sidan fungerar FC:s modell med flagga på olästa också bra, åtminstone om det går snabbt att scanna i inläggen.
I FC kan inläggen sorteras på olika begrepp: tid, titel (ämne) med mera.
Inläggen i VC är numrerade i en hierarkisk ordning. Om basinlägget har nummer N så får kommentarer till N nummer N.N, och kommentarer till N.N får nummer N.N.N och så vidare. I VC finns inga ytterligare sorteringsmöjligheter.
FC har en knappsats där man bland annat kan välja `nästa olästa' och därefter välja knappen `svar på detta'.
VC har funktionen `Thread' med vars hjälp man kan låta systemet presentera en lista med alla inlägg med anknytning till ett visst inlägg.
Den funktionen är säkert mycket användbar för läraren som skall bedöma resultatet av en aktivitet.
Antag att vi har en aktivitet A, som består av en `föreläsning' med tillhörande frågor. Eleverna svarar på frågorna som kommentar till A. När läraren skall `rätta' aktiviteten gör han `Thread A' och systemet presenterar en lista med A och alla svar till A samt eventuella följddiskussioner mellan elever och/eller lärare. Därmed kan läraren koncentrera sig på A utan att behöva hoppa förbi, i sammanhanget, ovidkommande inlägg.
Man kan skilja mellan enskilda meddelanden, riktade till en eller flera namngivna personer, och allmänna meddelanden, riktade till ett möte.
FC har en meny där man kan specificera olika slag av meddelanden. Till exempel fråga, typen framgår i listan av inlägg med en särskild ikon.
Den här typen av signal underlättar för läsaren när han skall prioritera bland olästa inlägg och även om han letar efter ett visst meddelande. I ett undervisningssystem kunde man använda sig av speciella typer relaterade till undervisningssituationen. Till exempel `Allmän info', `Obligatorisk uppgift' eller `Tillrättavisning'.
I VC kan man använda täcknamn eller vara anonym. Hiltz framhåller fördelen med detta till exempel vid deltagande i rollspel eller i diskussioner i känsliga ämnen där man kan dölja sin blyghet genom att framträda anonymt. Ett annat exempel på utnyttjande av täcknamn är att man kan låta någon person uppträda som provokatör för att stimulera en debatt.
I andra sammanhang kan man tänka sig `fråga-svars'-aktiviteten som användbar vid till exempel ett remissförfarande.
Reservation kan även användas till andra typer av bokning av begränsade resurser. Till exempel tid för handledning eller tillgång till viss utrustning.
En sådan lista ger en överblick över elevens aktuella status om typ av aktivitet, aktivitetens status och om eleven svarat.
En elev kan endast titta på sin egen aktivitetslista, läraren har givetvis tillgång till varje elevs lista.
Ytterligare möjligheter som kan vara till nytta för lärare är:
Grunden i konceptet utgörs av begreppen `roller' och `aktiviteter'. Undervisningsfunktionerna kan ses som baskomponenter i ett programspråk med vilket man kan komponera kurser. Roller skapas genom att man definierar vilka befogenheter rollen skall ha i ett visst sammanhang. Aktiviteter skapas genom att man sätter parametrar för typ, åtkomstregler, giltighetstid och dylikt.
Ett konferenssystem som är `programmerbart' med hjälpa av aktivitetstyper och andra parametrar blir naturligtvis även mer användbart för andra ändamål än utbildning. Jämför med ett orbehandlingsprogram där man kan skapa mallar, skräddarsydda för olika behov.
Vid en jämförelse mellan VC och FC framstår det förra som betydligt kraftfullare tack vare sina många finesser.
Hiltz, 1992 Constructing and evaluating a virtual classroom, In Context of Computer- Mediated-Communication, Harvester Weatsheaf, 1992, Lea, Martin (ed).
Palme, 1995 Användning av datorstödda konferenssystem för distansundervisning av Jacob Palme, Inst. för Data- och Systemvetenskap, SU/KTH, 950309.
Gruppvaru-Experterna, 1994 FirstClass: Ett gruppkommunikationssystem i världsklass, GruppvaruExperterna i Sverige AB, 13 mars 1994.